Υπηρεσίες

Είτε πρόκειται για συνέδριο ή για συμπόσιο, εάν ενδιαφέρεστε για την οργάνωση εταιρικής συνάντησης ή κοινωνικής εκδήλωσης οι υπηρεσίες μας μπορούν να σας οδηγήσουν στην επιτυχία.

Υπηρεσίες Γραμματειακής Υποστήριξης Συνεδρίου

• Καθορισμός της στρατηγικής η οποία θα ακολουθηθεί στο συνέδριο σε συνεργασία με την οργανωτική επιτροπή
• Προτάσεις για την επιλογή του καταλληλότερου συνεδριακού χώρου
• Συντονισμός των κεντρικών ομιλητών και μεταχείριση VIP
• Διαχείριση των Abstract
• Αποστολή ενημερωτικού email και sms (email and sms campaign) σε ομάδες συμμετεχόντων για την κοινοποίηση της επιστημονικής εκδήλωσης
• Ατομικές και ομαδικές εγγραφές σε προηγμένο ηλεκτρονικό σύστημα συνεδριακής διαχείρισης.
• Γραφείο διαχείρισης εγγραφών στο χώρο διεξαγωγής του συνεδρίου
• Διαχείριση των συνέδρων μέσω συστήματος barcode
• Επιλογή συνεδριακών αξεσουάρ με συνεδριακό υλικό και διαφημιστικά δώρα
• Επικοινωνία με τους εκθέτες, συνέδρους, χορηγούς, ομιλητές

 Έντυπο Υλικό – Εκτυπώσεις

• Προτάσεις στην οργανωτική επιτροπή αναφορικά με το σχεδιασμό του έντυπου υλικού
• Συμβουλευτικός ρόλος στην οργανωτική επιτροπή για την επιμέλεια του επιστημονικού προγράμματος
• Επιμέλεια, εκτύπωση και αποστολή των ανακοινώσεων, της πρότασης χορηγίας, του προκαταρκτικού και τελικού επιστημονικού προγράμματος
• Παραγωγή του έντυπου υλικού (προσκλήσεις, προγράμματα, αφίσες, φάκελοι, φυλλάδια, πανό, κάρτες συμμετοχής, κάρτες εγγραφής, ανακοινώσεις, πιστοποιητικά παρακολούθησης, κονκάρδες συμμετεχόντων κτλ)
• Παραγωγή των πρακτικών του συνεδρίου σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή

 Πρόγραμμα Χορηγίας

• Επιμέλεια και σχεδιασμός του προγράμματος χορηγίας (εκθέσεις, επιστημονικές διαλέξεις, διαφημιστικά προϊόντα)
• Μάρκετινγκ και προώθηση του προγράμματος
• Επικοινωνία & Αλληλογραφία
• Συντονισμός Χορηγιών
• Προωθητικές υπηρεσίες ( διαφήμιση, προβολή εταιρικής ταυτότητας, προ – συνεδριακή και επιτόπου διαχείριση)

 Διαχείριση Εκθέσεων

• Μάρκετινγκ του κατάλληλου πλάνου και βάσης δεδομένων σε ό,τι αφορά τον χώρο έκθεσης
• Διαχείριση προ-κράτησης περιπτέρων και αλληλογραφία με τις εταιρείες
• Επιτόπου διαχείριση των εκθετών
• Οργάνωση και συντονισμός των περιπτέρων και των αιτημάτων των εκθετών

 Τουριστικές Υπηρεσίες

• Υπηρεσίες διαμονής, φιλοξενίας και μεταφοράς
• Μεταχείριση VIP προσκεκλημένων ομιλητών
• Γραφείο διεξαγωγής εγγραφών και τουριστικών υπηρεσιών στο συνεδριακό χώρο

 Οπτικοακουστικά μέσα και Τεχνικός Εξοπλισμός

• Προηγμένος οπτικοακουστικός εξοπλισμός και συντονισμός (προβολικά συστήματα, φορητοί η/υ, ολοκληρωμένο μικροφωνικό σύστημα, εκτυπωτές, συσκευές φαξ, συστήματα εικόνας και ήχου, ρομποτικά συστήματα φωτισμού, δικτύωση μεταξύ των αιθουσών.)
• Παραγωγή DVD-ROM με όλη την εκδήλωση, καθώς και με τα βίντεο και τις διαφάνειες των ομιλητών
• Πλήρως εξοπλισμένο μεταφραστικό σύστημα με επαγγελματίες διερμηνείς
• Τεχνική υποστήριξη

Υπηρεσίες Διαδικτύου

• Υποδομή πρόσβασης στο διαδίκτυο
• Σχεδιασμός και κατασκευή ιστοσελίδας
• Ζωντανή μετάδοση του συνεδρίου μέσω της επίσημης ιστοσελίδας του
• Video Conferencing
• Δυνατότητα πρόσβασης στη ζωντανή μετάδοση της εκδήλωσης με κωδικό και παραλαβή πιστοποιητικού
• Ενημέρωση της επίσημης ιστοσελίδας με το πλήρες πρόγραμμα και τις σχετικές πληροφορίες για την εκδήλωση

Επικοινωνιακή Στρατηγική

• Σχεδιασμός ενός ενιαίου πλάνου μάρκετινγκ
• Οργάνωση δικτύου διανομής και αποστολής
• Ομαδοποιημένη βάση δεδομένων
• Συνέντευξη τύπου
• Ολοκληρωμένη διαφημιστική προβολή με καταξιωμένους δημοσιογράφους και επαγγελματίες φωτογράφους
• Αποστολή των ανακοινώσεων του συνεδρίου και του φωτογραφικού υλικού σε περιοδικά, εφημερίδες, παρεμφερείς οργανισμούς και ιδρύματα
• Διαχείριση φωτογραφικού άλμπουμ μέσω της επίσημης ιστοσελίδας του συνεδρίου
• Διαφημιστική καμπάνια μέσω email, sms και newsletter

Πρόγραμμα Κοινωνικών Εκδηλώσεων

• Επιμέλεια και παραγωγή πολιτιστικών προγραμμάτων
• Διακόσμηση του συνεδριακού χώρου
• Διαχείριση τροφοδοσίας και ψυχαγωγίας
• Εκδρομές – Θεματικές Επισκέψεις

 Οικονομική Διαχείριση

• Προετοιμασία συνεδριακού προϋπολογισμού

• Χρηματοδότηση του Συνεδρίου προσυνεδριακάΕπικοινωνία με Εταιρίες, Φορείς και Οργανισμούς για την υποστήριξη του συνεδρίου μέσω χορηγιών
• Διαχείριση της κατάστασης των προμηθευτών, των συμβολαίων και των τιμολογίων
• Ανάληψη πάσης φύσεως πληρωμών για λογαριασμό της Οργανωτικής επιτροπής
• Διαρκής οικονομικός έλεγχος εσόδων- εξόδων
• Σύνταξη του οικονομικού απολογισμού της εκδήλωσης και παρουσίασή του στην Οργανωτική Επιτροπή